Organizace exkurzí

1. Škola má zájem realizovat exkurzi.
2. Sama nebo ve spolupráci s oblastním manažerem vyhledá firmu, kterou chce navštívit a dohodne termín návštěvy (alespoň 14 dní předem)
3. Škola buď přímo poptáním u dodavatele dopravy vybraného ve výběrovém řízení nebo prostřednictvím oblastního manažera telefonicky ověří volný termín u dodavatele dopravy (zejména v případě, že chce objednat dopravu v kratším než 12-ti denním předstihu)
4. V případě dohody je třeba celý proces doložit písemně. Škola objedná dopravu u oblastního manažera (pokud objednává s delším než 14-ti denním předstihem, není třeba konzultovat telefonicky).
5. Oblastní manažer vystaví objednávku a odešle neprodleně ve dvojím vyhotovení dopravci a požádá ho o potvrzení objednávky písemnou formou poštou se všemi náležitostmi.
6. Dopravce potvrdí objednávku a odešle ji na adresu oblastního manažera nejlépe ihned e-mailem (faxem, poštou).
7. Oblastní manažer informuje o potvrzení objednávky školu e-mailem se žádostí o potvrzení (postačí rovněž e-mailem).
8. Škola realizuje exkurzi v příslušném termínu. Zajistí prezenční listinu a potvrzení listiny školou i firmou. Na listině musí být podpisy účastníků exkurze.
9. Prezenční listinu odešle po skončení exkurze následující den poštou na adresu oblastního manažera.
10. Oblastní manažer listiny archivuje do doby vystavení faktury. Na konci běžného měsíce vyhotoví běžný seznam realizovaných exkurzí a společně s prezenčními listinami předá manažerovi projektu do 3 dnů po skončení měsíce anebo tento seznam předá na pravidelné schůzce realizačního týmu.
11. Dodavatel dopravy vystaví fakturu po skončení běžného měsíce a odešle na adresu KHK KHK v Rychnově n. K. společně s originály potvrzených objednávek.
12. V období splatnosti faktury (35 dnů) se sejde realizační tým. Manažer  projektu přinese faktury, oblastní manažeři doloží prezenční listiny a objednávky.
13. Oprávněnost faktury stvrdí parafou 1. oblastní manažeři, 2. manažer projektu, 3. hlavní manažer projektu.
14. Účetní zajistí proplacení faktury v termínu splatnosti a řádné zaúčtování.

Oblastní manažer u sebe uchovává kopie objednávek od škol i objednávek odesílaných dopravci a má je k dispozici na pravidelné schůzky realizačního týmu.